Por favor, ponte pantalones, y otras reglas de etiqueta para videollamadas

La necesidad de permanecer en casa nos obligó a modificar nuestros hábitos. En este contexto, algunas herramientas que tal vez no estaban incorporadas a la dinámica laboral diaria han cobrado un papel muy relevante como parte de la productividad ligada al home office.

Por ejemplo, la plataforma de videollamadas Zoom añadió entre enero y febrero de este año a 2.22 millones de usuarios, más que los 1.99 millones que atrajo en todo 2019.

Si consideras que sólo a nivel técnico y gracias a la facilidad de conectarse a través de una video llamada o llamada de voz grupal todo está resuelto, o que hacerse de una buena aplicación de videoconferencias es la solución a todos nuestros problemas de comunicación. ¡Te equivocas!

Las innovaciones tecnológicas pueden hacernos una mala jugada si no tenemos presentes otras consideraciones que también juegan un rol importante a la hora de la conectividad laboral.

Ante las previsiones que indican que entre un 60 y un 80 por ciento de las empresas adoptarán el trabajo a distancia de manera permanente, conviene hacer un repaso de las mejores prácticas para que ninguna video llamada te tome por sorpresa ni transmita una imagen errónea a tus colegas o el equipo de trabajo a tu cargo.

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Usa esta herramienta con mesura

En los tiempos que vivimos, la adaptación a las nuevas condiciones y el uso de la tecnología es un aspecto de vida o muerte para las organizaciones. Las videoconferencias agilizan la comunicación, la toma de decisiones y evitan trayectos innecesarios, al tiempo que crean un ambiente de trabajo en equipo.

Sin embargo, antes de organizar a diestra y siniestra reuniones online, debemos revisar antes si los temas a tratar pueden ser resueltos con una llamada telefónica entre dos personas o a través de un mensaje por mail. La palabra clave aquí es “eficacia”.

Siempre avisa con anticipación a los implicados

No importa si eres director, gerente, el jefe o la jefa; si te corresponde llevar la voz cantante en la reunión, considera que nunca debe hacerse una videollamada sin avisar.

Considerar un tiempo prudente para hacerlo es parte de esta práctica que te evitará pasar por una persona con poca consideración por el tiempo de los demás.

Una minuta es indispensable. Ayuda a mantener el orden

Este aspecto es fundamental para tener una junta virtual en la que se aborden todos los temas que la generaron, a un buen ritmo y sin provocar improductividad. Si eres quien la convoca, define una agenda con los temas importantes y el tiempo para tratarlos.

Si tu rol es más de escucha, haz uso de las funciones de la aplicación que se esté empleando para pedir la palabra o formular preguntas. En su defecto, usa el lenguaje corporal para pedir tu turno y espera a que éste llegue.

Recuerda que, dependiendo de la conectividad de cada usuario, el sonido y la imagen pueden llegar con algún retraso, así que da tiempo a que los mensajes lleguen por completo antes de hacer una pregunta o responder.

Hacer pausas cada dos o tres frases te ayudará a detectar si alguien quiere formular un comentario o pregunta, asimismo evitará que alguno de los participantes caiga en un monólogo que parezca interminable.

No encimar nuestra voz a la de los demás interlocutores es una práctica infaltable para tener una junta fluida y plena de comunicación efectiva.

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El uso del video es para todos

Una vez hecha la convocatoria, no hay disculpa: aparecer a cuadro es algo ineludible para todos los participantes en la videollamada. Esto aplica a menos que alguno esté experimentando problemas técnicos o de conectividad muy graves.

El que algunas personas aparezcan en el recuadro de video y otros no crea una percepción de asimetría entre los participantes y rompe la cohesión del equipo… Después de todo, participar en video llamadas es parte de las nuevas habilidades sociales en el ámbito del teletrabajo.

Por favor, usa pantalones

Sí, sabemos que usar pants y nuestras pantuflas más cómodas es la vestimenta perfecta para hacer home office… pero no siempre es lo más recomendable.

Al participar en una video llamada debemos ser conscientes de que, en ocasiones, hacemos movimientos no planeados o que podemos ser víctimas de algún incidente que nos obligue a ponernos de pie al tiempo que dejamos expuestos nuestros mejores shorts o peor, nuestra ropa interior.

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En resumen, nuestra apariencia debe ser coincidente con las expectativas de nuestros interlocutores, por ello, sin pretender que se use traje cada que éstas se lleven a cabo, el rasero mínimo es vestir como lo haríamos para ir a la oficina… y no sólo de la cintura para arriba.

Una recomendación extra es vestir ropa sin texturas estridentes (patrones recargados y telas con muchos cuadros) así como colores sólidos para eliminar el ruido visual.

Presta atención

Una vez comenzada, concéntrate en la video llamada. Evita seguir revisando mails o tratar de avanzar en tareas adicionales. De lo contrario, parecerá que los temas abordados no son de tu interés o competencia, lo que envía una mala señal de tu profesionalismo.

Toma nota de las ideas importantes y anota las preguntas que pudieran surgir para, llegado el momento, poderlas expresar de manera fluida.

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Busca el lugar más adecuado

En la medida de lo posible, mantente aislado de interrupciones, ruidos y elementos contextuales que puedan provocar que tu mensaje y el de los demás se diluya a causa de distractores.

Evita el uso de fondos estridentes. El fondo no te robará protagonismo si usas uno con tendencia neutra y sencillo.

Asegúrate que el área que te rodea esté en orden y limpia. Retira los trastos de comida y envolturas de alimentos que puedan aparecer a cuadro.

Si crees que lo que se ve detrás de ti es secundario, recuerda lo ocurrido al analista de la BBC Robert Kelly, quien se hizo famoso a causa de la irrupción de sus pequeños en el despacho de su casa mientras él hablaba sobre… ¿sobre qué hablaba?

Además, para garantizar el aprovechamiento de todo lo que se informa en una reunión virtual, debes tener en cuenta algunos aspectos técnicos.

Asegúrate de ser escuchado

Estar en un lugar aislado de tu casa no evita que ruidos como el ladrido de los perros o el paso de los coches, así como los molestos ecos, se cuelen por el micrófono ambiental de tu computadora mientras hablas.

Para eliminarlos, el uso de audífonos con micrófono integrado (headset) se vuelve esencial; los que vienen incluidos con tu celular o el que utilizar para comunicarte en los videojuegos pueden servir.

Si vas a usar audífonos, es recomendable no comer durante las llamadas, ni estar cerca de una fuente de ruido.

Asegúrate de tener apagado tu micrófono en tanto no hagas uso de la palabra. Esto evitará ruido innecesario que puede ser molesto para tus interlocutores.

Aunque suene a perogrullo, no te olvides de abrir tu micro antes de hablar.

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Posiciona tu cámara en un ángulo correcto

En el sitio oficial de la aplicación Zoom encontramos una alerta que todos debemos considerar: “Un ángulo puede ser un distractor de lo que tratas de comunicar. La webcam no debe apuntar en ángulos muy altos ni muy empinados”.

Para que te vean de la mejor manera, coloca la cámara a la altura de tus ojos y habla de frente a ella. Esto creará la sensación de que estás en el mismo cuarto que tus interlocutores, produciendo una sensación de cercanía

No te acerques demasiado a la lente; así evitarán efectos visuales que no te favorecen. Considera que entre más cerca te coloques de la cámara, habrá una mayor distorsión de tu imagen.

Evita los movimientos en exceso

Durante una videollamada el torso y la cabeza son las partes más visibles, por eso se recomienda que se muevan lo mínimo posible. En el caso de aquellas personas que suelen mover mucho las manos y brazos cuando hablan, lo ideal es controlar sus extremidades para evitar que los interlocutores se distraigan.

Es lógico pensar que a estas alturas todas las personas que hacemos home office conocemos las reglas de comportamiento y técnicas para hacer la videollamada que nos llevará al estrellato… el punto es que no las olvides y ¡las apliques!

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Rene Gonzalo Hernández Comunicador y analista. Se ha desempeñado como creador de contenidos para medios tradicionales y online de la IP e instituciones públicas.