Administrar mejora la productividad
La administración de las distintas áreas de una empresa facilita la labor de un director y aumenta la productividad de su firma. Ejecútala.
Si una persona fabrica alfileres logrará hacer menos de 100 al día, mientras que si dividimos ese trabajo, podrá fabricar hasta 10 mil alfileres en la misma cantidad tiempo.
¿Cómo? Gracias a que los trabajos a realizar por cada persona son más sencillos, disminuyendo el error y generando especialización; un concepto que nace durante la Revolución Industrial.
Este es el principal argumento que utiliza Adam Smith, uno de los mayores exponentes de la economía clásica, para asegurar que la división de las labores mejora la productividad de una empresa.
En su libro, “La riqueza de las naciones”, el economista explica que cuando el trabajador se centra en una tarea pequeña y sencilla pondrá más atención que si realiza una donde deba estar rotando de trabajo constantemente con sus compañeros.
Esta situación también se da en otras especies del reino animal. Así es como todas las ramas de las hymenopteras (familia a la que pertenecen las hormigas) se cuenta con varios estratos, cada uno de ellos especializado en una tarea diferente.
Además, se ha comprobado ya en la práctica que las empresas confían cada vez más en los equipos para desarrollar ciertas tareas. La construcción de equipos utiliza actividades de grupo de mucha interacción para incrementar la confianza y la franqueza entre los miembros del equipo.
Cómo llevar esto a la realidad
Uno de los momentos más difíciles para los directivos llega cuando se enfrentan a la tarea de administrar las áreas de su oficina.
De partida, la administración es entendida como “función que se desarrolla bajo el mando de otro”. En consecuencia, es posible decir que se trata de un servicio desencadenado por la dirección o funciones a desempeñar para tramitar una serie de acciones.
Su objetivo es “coordinar” las cargas de la empresa asegurando el manejo eficiente de los recursos materiales y humanos con que cuenta la compañía.
En este sentido, lo primero es decidir los distintos departamentos o grupos dentro de la empresa, por ejemplo: Producción, Finanzas, Recursos Humanos, Marketing y Ventas.
Teniendo claro los objetivos de cada sección, el paso siguiente es delegar de manera eficiente para conseguir el máximo rendimiento de estos equipos.
Esto, porque en la medida en la que el equipo directivo o los coordinadores de área delegan responsabilidad a sus colaboradores se logra un gran efecto sobre el nivel de compromiso que éstos últimos van a tener en la empresa.
En relación a lo anterior, John P. Kotter, catedrático de Comportamiento Organizativo de la Harvard Business School, realizó en 1981 un estudio en el que analizó el comportamiento de varios directores generales de éxito reconocido en EU.
En él, concluyó que muy pocas veces los jefes daban órdenes en el sentido tradicional del término, es decir, no acostumbran a decir directamente a los demás lo que debían hacer.
Para conseguir resultados similares, un directivo deberá optar por un sistema en el que se respeta la creatividad de las personas, de desarrollarse profesionalmente, encontrando un significado a su trabajo y su contribución a la empresa. Para ello se recomienda:
Explicar lo que esperas conseguir
Todos los trabajadores deben conocer perfectamente los objetivos generales de la empresa, pero eso no es suficiente. Cada departamento tiene aspectos que hay que mejorar y que son prioritarios en un momento determinado. Los objetivos a conseguir dentro de cada una de éstas áreas deben ponerse en común con las personas que van a encargarse de desarrollarlas.
Definir los recursos con los que cuentas
Para que una persona consiga los objetivos deberás definir los recursos materiales, de información, humanos y de tiempo (horario, descarga de otras funciones).
Deja que lo haga
Debes dejar que los demás piensen y busquen estrategias para conseguir sus objetivos. En la mayoría de los casos, te van a sorprender con soluciones que la directiva no había pensado. Esto es así porque ellos aportan un nuevo punto de vista al problema.
Dale feedback
Delegar por competencias no significa desentenderse de lo que pasa. Como gestor, tienes la responsabilidad de garantizar que las acciones que se llevan a cabo respetan la misión de la empresa y avanzan hacia los objetivos marcados.
Por este motivo, tu función será contar con sistemas de control e ir dando feedback para corregir posibles desviaciones.
¿Qué te parecen estas recomendaciones? Si quieres conocer más sobre el tema, te compartimos 5 factores que afectan la productividad en el trabajo.
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